Quando falamos em melhoria contínua já sabemos que esta busca é eterna! Sabemos também que encontrar os gargalos, analisar e tomar iniciativas eficientes é um grande desafio.
Mas para quem usa o Kanban como gestão do fluxo de trabalho seus problemas acabaram 🙂
Mais precisamente desde 2018 quando o Lean Kanban University introduziu o KMM – Kanban Maturity Model, já podemos contar com um framework que tem sido amplamente adotado por organizações que buscam melhorar sua eficácia na implementação do Kanban.
O KMM – Kanban Maturity Model fornece uma estrutura para avaliar o quão bem uma organização está utilizando o Kanban e identificar áreas para melhoria contínua. Ele consiste em sete níveis de maturidade, cada um representando um estágio de evolução na implementação do Kanban, desde a simples visualização do trabalho até a otimização do fluxo de valor.
Esses níveis de maturidade fornecem uma base para as organizações avaliarem seu progresso, identificarem áreas de foco e determinarem as próximas etapas para melhorar sua capacidade de entrega, qualidade e eficiência. O Kanban Maturity Model é uma ferramenta valiosa para ajudar as organizações a alcançarem seus objetivos de negócios por meio da aplicação eficaz do Kanban.
Aqui um resumo breve do Kanban Maturity Model extraído da Kanban University.
Mas e agora que eu sei o que é e como funciona.
O que eu preciso fazer? Por onde começo?
Primeiro você precisa começar pelas métricas que vai extrair para indentificar o nível de maturidade do seu time.
Quais são essas métricas?
Trago aqui 10 métricas que tenho como hábito extrair para analisar junto ao Kanban Maturity Model. Para que assim consiga identificar em qual nível o time se encontra e posteriormente trabalhar na sua evolução.
- Lead Time: Tempo médio decorrido desde o momento em que uma tarefa é adicionada ao quadro Kanban até a sua conclusão.
- Cycle Time: Tempo médio necessário para concluir uma tarefa desde o momento em que o trabalho começa até o momento em que é entregue.
- Throughput: Número médio de tarefas ou unidades de trabalho concluídas em um determinado período de tempo (por dia, semana, ou sprint).
- Work in Progress (WIP): Número médio de tarefas ou unidades de trabalho que estão em progresso simultaneamente.
- Blocked Time: Percentual de tempo durante o qual uma tarefa permaneceu bloqueada devido a dependências ou outros problemas.
- Fluxo de valor: Identificar e mapear todas as etapas do fluxo de trabalho, desde a concepção até a entrega final, e analisar a eficiência de cada etapa.
- Taxa de Cumprimento de Acordos de Nível de Serviço (SLA): Percentual de tarefas concluídas dentro do prazo acordado.
- Taxa de Reincidência de Erros: Percentual de tarefas que precisaram ser revisadas ou corrigidas após a conclusão inicial.
- Engajamento da Equipe: Medição do nível de envolvimento e satisfação da equipe com o método Kanban, pode incluir feedbacks qualitativos.
- Taxa de Melhoria Contínua: Número de iniciativas de melhoria contínua implementadas em um determinado período de tempo.
Para que você consiga extrair estes dados é MUITO IMPORTANTE você escolher a ferramenta que mais lhe traga isso de forma automatizada. Caso contrário, você vai criar um problema para você. A extração de métricas com alguns indicadores imprecisos também pode jogar seu trabalho todo fora. Cuidado e per favore sai do Trello neh meuuuu. É hora de você ficar grandão.
Bora conhecer algumas ferramentas para você extrair quase todas as métricas acima de maneira fácil.
Existem duas ferramentas que uso e indico:
- JIRA – A meu ver é o melhor amigo do Líder/Gestor. É uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar. Esse é o cara! Robusto e com rotinas de automação já padrão que é mais que suficiente. No plano free tem: Até 10 usuários/Projetos, problemas e formulários ilimitados/Visualizações de pendências, lista, quadro, linha do tempo, calendário e resumo/Relatórios e painéis/100 automações por mês/2 GB de armazenamento
- Airtable – Tenho me surpreendido com o Airtable. Quando foi criado o Airtable era um híbrido planilha-banco de dados, com as características de um banco de dados, mas aplicado a uma planilha. Uma feature que ainda é usada hoje em dia, apesar de confuso. Porém, eles estão focando em gestão de projetos. Tem uma parte de automação muito interessante e ele te dá opções de montar interface para analisar o projeto, “alá” dashboard de BI, bem bonito por sinal. No plano free tem: Bases ilimitadas/1.000 registros por base/Até 5 editores/1 GB de anexos por base/100 execuções de automação/Designer de Interface
Bom, espero que eu tenha conseguido te ajudar a entender um pouco mais sobre quais métricas você pode extrair para começar a analisar seu time frente ao Modelo de Maturidade Kanban (KMM).
Métricas são as chaves para todo e qualquer planejamento. É como dirigir um carro. O risco é alto sem métricas. Pois não se toma nenhuma decisão assertiva sem olhar, no mínimo, o painel do veículo!
Bons estudos e forte abraço.
